Quels sont les outils de vidéoconférence les mieux adaptés à l’activité de courtier ?

La crise du coronavirus nous a plongés dans une nouvelle réalité digitale où sont privilégiées les discussions virtuelles avec les clients et collaborateurs, via des logiciels de vidéoconférence et d’appel vidéo. De nombreuses solutions existent, mais quels sont les outils les plus intéressants pour vous ? Avec Kristof Van der Stadt, rédacteur en chef de Data News, nous avons évoqué quelques options.

Avant d’opter pour une solution de réunions virtuelles, il est important de bien s’informer. Tant sur les possibilités de chaque outil, que sur l’aspect sécurité. Vous choisirez ainsi la solution qui répondra au mieux aux besoins de votre bureau de courtage, et vous garantira une sécurité maximale.

La plupart des solutions proposent les mêmes options de base : réunion vidéo et/ou audio, chat, partage de fichiers et d’écrans, par exemple pour une présentation en ligne… Elles ne diffèrent souvent que sur des points de détail. Ces détails peuvent cependant s’avérer essentiels, comme la manière dont est assurée la sécurité.

« Quand une solution fonctionne entièrement sur le hardware du fournisseur, il est préférable d’opter pour un outil professionnel bien connu qui remporte déjà un certain succès, ce qui augmente considérablement la probabilité de disposer d’une solution parfaitement sûre. Si vous préférez une solution open source, soit une solution dont le code source est disponible librement, vous pourrez configurer la sécurité vous-même. Mais nous y reviendrons plus loin. »

Quels sont les éléments indispensables en matière de sécurité ?

« L’outil doit notamment vous permettre de protéger l’accès à votre réunion virtuelle grâce à un mot de passe », explique Kristof Van der Stadt. « Sinon, quiconque dispose de l’adresse Internet de votre salle de réunion virtuelle, aura accès à la discussion. Il est possible que cette option doive être activée. »

« Définissez ensuite un mot de passe complexe et aléatoire, et donnez à votre salle de réunion un nom difficile à deviner. Vous éviterez ainsi que des personnes mal intentionnées découvrent aisément ces deux éléments et accèdent à votre réunion. Le mot de passe et le nom de votre salle de réunion n’ont en fait aucune importance pour vos clients ou collaborateurs. »

Dernier conseil : si c’est possible, faites passer les participants à votre réunion par une salle d’attente, ne leur ouvrez pas immédiatement les portes de votre salle de réunion virtuelle. « Ensuite, autorisez-les individuellement à participer à la réunion. »

Et si vous voulez partager des fichiers ? « Limitez-vous au strict nécessaire et restez si possible au sein du même outil ou environnement, comme Microsoft ou Google. C’est plus sûr. Par exemple, évitez de partager des fichiers par WeTransfer ou Dropbox quand vous travaillez avec un outil de réunion virtuelle Microsoft. Ces liens risquent en effet d’être diffusés », prévient le rédacteur en chef de Data News.

Microsoft Teams et Skype For Business

« Puisqu’on évoque Microsoft : les deux premières solutions que nous aborderons, Microsoft Teams et Skype For Business, sont dotées d’une sécurité robuste », explique Kristof Van der Stadt : « Jusqu’il y a peu, les appels vidéo sur Microsoft Teams étaient limités à quatre participants. Désormais, c’est neuf participants au maximum. C’est toujours nettement moins que ce que proposent les concurrents, mais les conversations audio peuvent réunir davantage de participants. Skype For Business permet des réunions virtuelles de plus de vingt personnes par vidéo, mais cet outil sera intégré dans Microsoft Teams. »

« Un des grands atouts de ces deux solutions est leur convivialité. L’environnement Windows typique met immédiatement tous les participants à l’aise. C’est rassurant si vous, un collaborateur ou un client n’avez pas encore la pratique de solutions de ce type. Leur utilisation est très intuitive. »

« En outre, Microsoft Teams est parfaitement intégré et synchronisé avec Outlook », souligne encore Kristof Van der Stadt : « L’application de courrier électronique permet de programmer une réunion virtuelle avec un client de la même manière qu’une réunion physique. En outre, Microsoft Teams offre de nombreuses possibilités de travailler à plusieurs sur des fichiers stockés de manière centralisée et sécurisée dans le cloud, dans un environnement identique. »

Google Meet

Google aussi est présent sur le marché des outils de réunions virtuelles. « Google a déjà lancé plusieurs applications de ce type par le passé, avec un succès variable. Aujourd’hui, sa solution a pour nom Google Meet. L’approche est très semblable à celle de Microsoft, avec une intégration approfondie dans les applications bureautiques Google. »

« Vous pouvez planifier une réunion en ligne dans Google Meet à partir de Google Agenda, de la même manière qu’il est possible d’organiser une réunion virtuelle dans Microsoft Teams à partir d’Outlook. Si vous utilisez les apps Google au bureau, il serait donc logique de faire également appel à Google Meet. Mais si vous organisez une vidéoconférence avec des clients, ces deniers devront également disposer d’un compte Google. Google présente également une base d’utilisateurs plus réduite : On ne recense que cinq à dix millions d’utilisateurs Google Meet, alors que Microsoft revendique plus de deux cents millions d’utilisateurs », remarque le rédacteur en chef.

Jitsi et Whereby

Google et Microsoft prennent en charge tous les aspects liés à la sécurité. « Mais quand vous installez une solution sur vos propres serveurs au lieu d’utiliser une solution cloud, vous pouvez configurer vous-même votre sécurité. À condition toutefois que l’outil soit open source. C’est notamment le cas de Jitsi et Whereby. Ces deux solutions n’exigent pas la création d’un compte pour pouvoir participer à des réunions. Jitsi permet d’organiser des vidéoconférences réunissant jusqu’à une trentaine de participants. »

« De plus, Jitsi est aisée à intégrer et à utiliser par le biais de Slack, un outil de communication interne. Slack permet de chatter en groupe, de partager des fichiers… au lieu de se téléphoner et de s’envoyer mutuellement des e-mails », explique Kristof Van der Stadt. « Cette solution permet également de créer une salle de réunion virtuelle en quelques clics. Ces deux solutions gratuites – Slack et Jitsi – vous procurent donc un package étendu de collaboration et de réunions virtuelles. »

Webex

De l’autre côté du spectre, en termes de tarifs, on trouve Webex de Cisco, un fournisseur mondial d’équipements réseau. « L’outil est associé à l’équipement vidéo physique de Cisco dans les entreprises. Webex permet ainsi de diffuser des images haute résolution d’une salle de réunion à l’autre », poursuit le rédacteur en chef de Data News.

« La solution peut donc être intéressante si vous êtes déjà client Cisco. Mais pour les débutants et pour une communication en face à face, les frais d’entrées sont un peu trop élevés. Webex est cependant une option très sûre, car c’est un pionnier de la vidéoconférence professionnelle. »

Et qu’en est-il de la qualité ?

« La qualité des images et du son varie énormément d’une solution à l’autre. En outre, elle dépend beaucoup de votre connexion Internet. Des appels vidéo nécessitent un signal WiFi stable et une bande passante suffisante. Si vous ou votre client êtes installés sur votre terrasse, la communication peut devenir plus difficile. Un abonnement couvrant une consommation illimitée de données est évidemment utile, mais il ne constitue pas une garantie, par exemple si d’autres personnes sont en train de streamer. »

Kristof Van der Stadt pointe un autre goulot d’étranglement que l’on a tendance à négliger. « La qualité des images et du son dépend du débit maximal en download et en upload. Les images sont en effet transmises dans les deux sens, et il est fréquent que la largeur de bande maximale soit rapidement atteinte en upload. »

Et si quelqu’un préfère son bon vieux téléphone ?

Plusieurs solutions permettent de participer à une réunion virtuelle par téléphone. « Ce peut être intéressant pour les clients qui ont une certaine réticence à partager des images vidéo personnelles ou se croient incapables de maîtriser le logiciel. Dans ce cas, ils peuvent simplement utiliser leur téléphone fixe ou mobile. »

D’ailleurs, de nombreux téléphones mobiles sont équipés de solutions orientées clients comme WhatsApp, Google Duo, FaceTime et Facebook Messenger. Pouvez-vous également passer des appels vidéo à vos clients par le biais de ces applications ? « Il est difficile de rendre un avis univoque à propos de ces applications. Elles permettront certainement à un courtier d’offrir un service personnalisé à ses clients habituels. Mais si vous ne connaissez pas encore bien votre client , il peut hésiter à discuter avec vous via ces solutions. Dans l’esprit des utilisateurs, elles restent souvent réservées à un usage privé », conclut le rédacteur en chef.