Hebt u als makelaar enthousiast de overgang gemaakt naar het digitale tijdperk of zet u eerder aarzelend stappen om nieuwe technologieën te gebruiken? Makelaar David Nechelput behoort tot de eerste groep: “De overstap naar een papierloos kantoor was een serieuze investering, maar we dragen daar vandaag de vruchten van. Doordat we minder tijd verliezen aan papierwerk, kunnen we onze expertise inzetten voor onze klanten.”
David Nechelput: “Negen jaar geleden heb ik adviceplus opgericht. Ik kocht een bestaand kantoor dat ik verder uitgebouwd heb. Het oude kantoor deed alles op papier: elk dossier werd afgeprint en in archiefkasten bijgehouden. Daar wilde ik zo snel mogelijk komaf mee maken.”
“Eerst hebben we de tijd genomen om een systeem uit te werken. Toen dat op punt stond, heb ik zeven jaar geleden iemand in dienst genomen en een scanmachine gehuurd om een snelle overschakeling mogelijk te maken.
Alle collega’s werkten mee. Voordat onze dagtaak startte, besteedden we een jaar lang elke dag een uur tijd aan de digitalisering van papieren dossiers. We werkten een systeem uit waarbij iedereen elke ochtend een dossier analyseerde en besliste wat er moest gescand worden en wat in de vuilbak mocht verdwijnen.
Het was een huzarenklus en het is ons gelukt. Na een jaar waren al onze dossierkasten weg en werkten we paperless. Het was een serieuze investering, maar we dragen er vandaag nog steeds de vruchten van.
Als bankier en verzekeringsmakelaar kan je natuurlijk niet helemaal zonder papier. Gisteren moest ik 110 pagina’s afprinten om te laten ondertekenen door 4 partijen. Zelfs nu alle dossiers uit het verleden zijn opgekuist, blijven we dus in onze dagelijkse werking nog met papier geconfronteerd worden. Maar na het ondertekenen, scannen we alles opnieuw in.
Elke medewerker heeft een Microsoft Surface laptop en werkt aan een flex desk. Daardoor kan iedereen de dag starten aan een opgeruimd bureau en met een fris hoofd.”
“Zeker. Omdat we ondertussen met een team van twaalf mensen werken, zijn we vorig jaar verhuisd naar een groter kantoor. Daar hebben we drie vergaderzalen telkens op een andere manier ingericht, zodat ze geschikt zijn voor de verschillende momenten waarop we een klant ontmoeten.
In vergaderzaal THINK maken we kennis met onze klant. We proberen te ontdekken wie hij is, wat hij nodig heeft en wat hij van ons verwacht. We stellen er onszelf voor, vertellen wat onze missie is en hoe we een meerwaarde kunnen betekenen. Zo kan een klant goed geïnformeerd beslissen of wij bij hem passen.
Als een klant beslist om met ons samen te werken, dan nodigen we hem uit in onze vergaderzaal PLAN. Daar hebben we een Samsung Flip monitor, een digitaal bord waarop we samen met de klant gaan nadenken en rekenen. Vaak staat een klant mee aan het bord om zijn situatie mee uit te tekenen, waardoor een boeiende wisselwerking ontstaat. Op basis van die denkoefening werken we een concreet voorstel uit op maat van de klant.
Eén keer per jaar nodigen we onze klanten uit voor een goede koffie in onze derde vergaderzaal, LIVE. Daar hebben we comfortabele zetels en een smart-tv geïnstalleerd. Dat is de ideale setting om de lopende contracten te overlopen en te evalueren of de producten nog steeds aansluiten bij zijn behoeften.”
“Elk jaar kiezen we een thema waarop we focussen. Volgend jaar wordt voor ons het jaar van de proactiviteit. In 2020 willen we onze klanten online toegang geven tot hun contracten. Klanten kunnen die contracten nog niet digitaal raadplegen, dus daar willen we volgend jaar graag verandering in brengen. Door bepaalde contactmomenten met de klant te digitaliseren, kunnen we meer tijd besteden aan gespecialiseerd advies bij specifieke vragen.”
“Dat vind ik wel. Er zijn goede initiatieven die het voor ons makkelijker maken om digitaal te werken.
Zo heeft Vivium software ontwikkeld die het mogelijk maakt om de klantgegevens die ingevuld zijn op een bestaand contract te digitaliseren. Daardoor moeten we geen nutteloos overtikwerk doen.
Ook andere verzekeraars komen naar ons met nieuwe toepassingen.”
“Het gaat snel, maar dat mag zeker voor mij. Het overtikken van verzekeringsgegevens van het ene systeem in het andere systeem is niet de reden waarom ik makelaar ben geworden. Het liefste zie ik al het papierwerk zo snel mogelijk verdwijnen en ik geloof ook dat dat snel zal gebeuren. Vijf jaar geleden kwamen klanten hun overschrijvingsformulieren bij ons afgeven, nu gebruikt iedereen een mobiele bankapp. Dat vind ik een zeer goede evolutie.
Ik laat mijn klanten ook kennismaken met nieuwe digitale applicaties. Dit jaar wil ik al onze klanten de voordelen van itsme® uitleggen. Met die app kan je veilig inloggen op overheidstoepassingen zoals Tax-on-Web of mypension.be. Op die manier kunnen mensen zelf raadplegen waar ze staan met pensioensparen en groepsverzekeringen. Ik vind het belangrijk dat klanten zelf het overzicht bewaren en weten waarop ze kunnen rekenen als ze met pensioen gaan.
Voor mij heeft dat als voordeel dat ik minder tijd moet besteden aan het afprinten, inscannen of doormailen van papieren. Hoe minder administratie, hoe meer tijd er voor mij overblijft om aan mensen uit te leggen wat een goed pensioenplan is. Het juiste advies geven op maat van de specifieke wensen van elke klant, dat is mijn toegevoegde waarde.”
“Dat gaat vanzelf, door mijn ogen open te houden. Daarnaast heb ik het geluk dat ik een adviesraad heb die bestaat uit tien slimme mensen die ik een keer per jaar mag uitnodigen. Ik stel aan hen mijn businessplan voor en krijg ongelooflijk goede feedback. Ze verwijzen me door naar experts bij wie ik terecht kan of ze geven me goede voorbeelden van hoe grote bedrijven dat aanpakken. Daar haal ik veel inspiratie uit.”
Oeps! Het ziet er naar uit dat je een verouderde browser gebruikt. Dit kan er voor zorgen dat deze website niet helemaal correct functioneert. We raden je ten sterkste aan om de laatste versie van je favoriete browser af te halen. Met een recente browser kan je op veilige en optimale wijze rondsurfen.
