Welke tools voor online vergaderen zijn interessant voor u, als makelaar?

Sinds de coronacrisis leven we allemaal in een nieuwe digitale realiteit, waarin u onder meer virtueel met uw klanten en medewerkers overlegt, via software voor online vergaderen en videobellen. Daar bestaan heel wat oplossingen voor, maar welke zijn interessant voor u? We overlopen enkele interessante opties, samen met Kristof Van der Stadt, hoofdredacteur van Data News.

Vooraleer u beslist de een of andere oplossing voor virtuele meetings in gebruik te nemen, is het belangrijk u goed te informeren. Zowel over de mogelijkheden van tools, als hun veiligheid. Zodat u een oplossing kiest die de noden van uw makelaarskantoor optimaal en zo veilig mogelijk vervult.

De meeste oplossingen bieden dezelfde basisopties: samen vergaderen met video en/of geluid, chatten, het delen van bestanden en schermen, om bijvoorbeeld iets te presenteren … Het verschil zit hem vaak in de details van de tools, maar misschien maken die details net voor u het verschil. Zoals de manier waarop ze de beveiliging regelen.

“Wanneer een oplossing volledig op hardware van de leverancier werkt, gaat u het best voor een gevestigde zakelijke tool met al veel succes. Dat vergroot namelijk aanzienlijk de kans dat de tool veilig is. Wanneer de oplossing open source is, als de broncode dus vrij beschikbaar is, kunt u de beveiliging ook zelf regelen, maar daarover straks meer.”

Wat is onmisbaar voor de veiligheid?

“Het is onder meer belangrijk dat de tool u toelaat om de toegang tot een virtuele meeting af te schermen met een wachtwoord”, vertelt Kristof Van der Stadt. “Anders kan iedereen die het internetadres van uw virtuele vergaderzaal in handen krijgt, zomaar deelnemen. Mogelijk moet u die optie eerst nog inschakelen.”

“Stel vervolgens zeker een complex, random gekozen wachtwoord in en geef uw meetingruimte een moeilijke naam. Zo voorkomt u dat mensen met minder goede bedoelingen beide gegevens makkelijk vinden en alsnog toegang tot uw vergadering krijgen. Voor uw klanten of medewerkers maakt het toch niet uit wat het wachtwoord is en hoe uw meetingruimte heet.”

Nog een goed advies: laat de deelnemers van uw vergadering indien mogelijk eerst toekomen in een wachtruimte, niet meteen in de virtuele meetingruimte zelf. “Vervolgens geeft u hen één voor één toestemming om deel te nemen.”

En wilt u bestanden delen? “Beperk u dan tot het strikt noodzakelijke en blijf indien mogelijk binnen eenzelfde tool of omgeving aan de slag, bijvoorbeeld van Microsoft of Google. Ook dat is veiliger. Deel bijvoorbeeld geen bestanden via WeTransfer of Dropbox, terwijl u via een tool voor virtueel meeten van Microsoft werkt. Het gevaar bestaat immers dat die linken verspreid raken”, waarschuwt de hoofdredacteur van Data News.

Microsoft Teams en Skype For Business

“Van Microsoft gesproken: bij de eerste twee oplossingen die we bespreken, Microsoft Teams en Skype For Business, is de beveiliging alvast goed geregeld”, aldus Kristof Van der Stadt. Tot voor kort kon u bij Microsoft Teams wel slechts met vier gebruikers tegelijk videobellen. Dat aantal is nu opgetrokken naar negen. Dat is nog altijd een fractie van wat concurrenten aanbieden, maar daarnaast kunnen veel meer mensen via audio vergaderen. Bij Skype For Business vergadert u met meer dan twintig personen via video, maar Skype For Business zal in de toekomst in Microsoft Teams opgaan.”

“Een sterk punt van beide is de herkenbaarheid. Iedereen voelt zich meteen thuis in hun typische Windowsomgeving. Dat is interessant wanneer uzelf, een medewerker of een klant nog niet veel affiniteit heeft met dergelijke oplossingen. U pikt het gebruik van deze tools erg intuïtief op.”

“Tegelijk is Microsoft Teams erg sterk geïntegreerd en gesynchroniseerd met Outlook”, benadrukt Kristof Van der Stadt. “Via die e-mailapplicatie kunt u meteen een virtuele meeting met een klant inboeken, zoals u een fysieke vergadering belegt. Daarnaast biedt Microsoft Teams uitgebreide mogelijkheden om samen te werken op bestanden die centraal en veilig in de cloud bewaard staan, binnen eenzelfde omgeving.”

Google Meet

Ook Google is actief op de markt van de tools voor virtuele meetings. “Google heeft hiervoor in het verleden al verschillende oplossingen gelanceerd, met wisselend succes. Vandaag heet de oplossing Google Meet. Google imiteert daarbij wat de aanpak van Microsoft, met een integratie van Google Meet in zijn kantoor-applicaties.”

“Zoals u vanuit Outlook een virtuele meeting kunt beleggen in Microsoft Teams, kunt u ook vanuit Google Agenda een online vergadering vastleggen in Google Meet. Gebruikt u op kantoor dus de apps van Google, dan is het logisch dat u ook Google Meet inzet. Maar als u dan wilt videobellen met klanten, moeten zij over een Google-account beschikken. Het draagvlak van Google is ook kleiner: Google kent vijf tot tien miljoen gebruikers van Google Meet, Microsoft raakt makkelijk boven de tweehonderd miljoen gebruikers”, haalt de hoofdredacteur aan.

Jitsi en Whereby

Google en Microsoft regelen hun beveiliging zelf. “Maar wanneer u een oplossing niet in de cloud gebruikt, maar op uw eigen servers installeert, kunt u de beveiliging ook zelf verzekeren. De tool moet dan wel open source zijn. Dat is onder meer het geval bij Jitsi en Whereby. Bij beide oplossingen moet u ook geen account aanmaken, om te kunnen deelnemen aan meetings. Bij Jitsi kunt u met veel mensen videobellen, bijvoorbeeld een dertigtal.”

“Jitsi valt verder gemakkelijk te integreren met en te gebruiken via Slack, een tool voor interne communicatie. Met Slack kunt u in groep chatten, bestanden delen … in plaats van elkaar hiervoor te bellen en te mailen”, licht Kristof Van der Stadt toe. “Tegelijk creëert u er in een handomdraai een virtuele meetingruimte in Jitsi mee. Ook dankzij twee gratis oplossingen – Slack en Jitsi –beschikt u dus over een uitgebreid pakket om virtueel samen te werken en te overleggen.”

Webex

Aan de andere kant van het prijzenspectrum ligt Webex van Cisco, een wereldwijde leverancier van netwerkapparatuur. “De tool is gekoppeld aan fysieke videoapparatuur van Cisco bij bedrijven. Zo kunt u via Webex haarscherpe beelden versturen van de ene vergaderzaal naar de andere”, gaat de hoofdredacteur van Data News verder.

“De oplossing is dus mogelijk interessant als u vandaag al klant bij Cisco bent. Voor wie nu hiermee start, voor face-to-facecommunicatie, ligt de instapkost wat hoog. Webex is dan wel weer een zeer veilige optie, omdat het een pionier in zakelijke videomeetings is.”

En wat met de kwaliteit?

“Hoe goed of slecht de video- en audiokwaliteit is, verschilt erg van oplossing tot oplossing. Daarnaast hangt veel af van uw internetverbinding. Om te videobellen, hebt u een stabiel wifisignaal nodig, met voldoende bandbreedte. Als u of uw klant dus vanaf het terras communiceert, kan het al moeilijker verlopen. Een abonnement met onbeperkt dataverbruik helpt natuurlijk, maar ook dan kunt u nog problemen ervaren, wanneer bijvoorbeeld te veel andere mensen aan het streamen zijn.”

Hierbij wordt nog vaak een bottleneck uit het oog verloren, merkt Kristof Van der Stadt op. “De kwaliteit van video en audio is zowel afhankelijk van de maximale download- als uploadbandbreedte. Beeldcommunicatie verloopt immers in beide richtingen, en de maximale uploadbandbreedte zit vaak al snel vol.”

En wat als iemand liever belt?

Bij meerdere oplossingen kunt u ook perfect op een virtuele meeting inbellen, om zo telefonisch deel te nemen. “Dat kan interessant zijn voor klanten die enige schroom hebben om videobeelden van zichzelf te delen, of die niet met de software overweg (denken te) kunnen. Zij kunnen dan gewoon de vaste of mobiele telefoon gebruiken.”

Op zo’n mobiele telefoon staan vaak ook consumentgerichte oplossingen, zoals WhatsApp, Google Duo, FaceTime en Facebook Messenger. Kunt u ook via die apps videobellen met uw klanten? “’Dat is wat moeilijk om af of aan te raden. Via die apps kunt u zeker persoonlijke service verlenen, als makelaar, aan uw vaste klanten. Maar als jullie elkaar nog niet goed kennen, ervaart uw klant mogelijk drempelvrees om via deze oplossingen met u te overleggen. Ze blijven vooral voor privégebruik voorbehouden, in de hoofden van de gebruikers”, besluit de hoofdredacteur.